Trudno wyobrazić sobie nowoczesne biuro bez kopiarki, zwanej dziś raczej kserokopiarką. Te najnowsze modele nie tylko pozwalają powielać dokumenty, ale i w kompleksowy sposób przetwarzają obraz, również z komputera. Dzięki szerokiej funkcjonalności i bogatemu wyborowi zakup tego sprzętu okazuje się prawdziwą sztuką, do której nie należy podchodzić obojętnie.
Jaka jest kopiarka idealna?
Nie da się jednoznacznie określić, która kopiarka jest najlepsza. Wszystko zależy od potrzeb firmy czy instytucji, która z tego urządzenia będzie korzystać. Bardzo ważne okaże się to, jak często będzie ono wykorzystywane, w jakich dokładnie celach, przez ile osób itp. Jedni preferują takie rozwiązanie, by przy każdym (lub przy większości) biurku znajdowała się kopiarka – wówczas wystarczą niewielkie, mniej zaawansowane urządzenia. Inni zaś twierdzą, że korzystniejsze jest posiadanie jednej, ewentualnie 2-3 dużych i bardziej funkcjonalnych kserokopiarek, z którymi będą współpracować wszystkie komputery. Każde z tych rozwiązań ma swoje plusy i minusy – mówiąc krótko, wszystko zależy od osobistych preferencji osób zarządzających firmą oraz pracowników.
Wybór kopiarki – analiza potrzeb
Zanim zakupisz kopiarkę do swojej firmy, dobrze zrobisz, jeśli przeprowadzisz analizę faktycznych potrzeb, która pomoże określić parametry przyszłego urządzenia kopiującego. Najpierw szacujemy to, o czym pisaliśmy wyżej, czyli częstotliwość korzystania, którą staramy się ustalić w skali miesiąca (liczą się nie tylko wykonywane kopie, ale i wydruki, skany itp.). Ponadto pomyślmy o tym, czego oczekujemy od urządzenia:

• kopiowanie tylko w wersji czarno-białej czy również w kolorze,
• formaty druku, z jakich będziemy korzystać (chodzi tu przede wszystkim o format maksymalny, czy ma to być A4, A5, a może będą nas interesować również wielkoformatowe kopie i wydruki),
• czy oczekujemy tego, by przyszłe urządzenie posiadało opcje dodatkowe poza kopiowaniem, tu można wziąć pod uwagę takie funkcje jak automatyczny podajnik papieru, opcja zszywania dokumentów, możliwość dwustronnego wydruku kopii, skanowanie czy możliwość korzystania z danego urządzenia w sieci, dzięki czemu z jednej kopiarki może wygodnie korzystać duża ilość osób (stanowisk komputerowych).

Ustalenie tych potrzeb pomoże później w dokonaniu selekcji. Odrzucimy bowiem z góry te urządzenia, które będą niepotrzebnym wydatkiem. Po co bowiem płacić za opcje, które nie będą nam potrzebne, a z drugiej strony, jaki jest sens kupowania kopiarki, która nie spełni wszystkich naszych oczekiwań?
Kopiarka – ostateczny wybór
Im większy wybór kopiarek, tym lepiej. Warto zajrzeć na przykład na stronę www.extracom.pl, która oferuje urządzenia dla takich miast i okolic jak Katowice, Sosnowiec, Bielsko Biała, Częstochowa i Śląsk. Dzięki temu znajdziemy wiele urządzeń spełniających zakres naszych oczekiwań.
Wybierając już tę jedną, ostateczną kopiarkę, patrzmy na jej jakość. Zwracajmy uwagę na to, czy jest cyfrowa, na ile lat posiada gwarancję (i na jakich warunkach), jak wygląda jej serwisowanie, czy łatwo będzie nam dobrać do niej w przyszłości tonery (i w jakiej cenie), jaka jest wartość jej utrzymania itp. Nie bez znaczenia są też kwestie finansowe, ale te nie powinny być nadrzędne.
Wybór kopiarki wbrew pozorom nie jest wcale taki prosty, dlatego zawsze najlepiej skonsultować się ze specjalistą.